Innkaupareglur sveitarfélagsins

Reglurnar voru samþykktar á 190. fundi Bæjarstjórnar Hornafjarðar 4. apríl 2013

 1. gr.

Markmið

Markmið með þessum reglum er að sveitarfélagið marki sér samræmda stefnu í innkaupum fyrir stofnanir sínar og forstöðumenn.  Reglurnar eru til þess hugsaðar að auka jafnræði á meðal bjóðenda og gagnsæi í innkaupum sveitarfélagsins.  Markmið er ennfremur að skapa traust og áreiðanlegt umhverfi í innkaupum á vegum sveitarfélagsins.

 2. gr.

Tilgangur

Tilgangur með reglum þessum er að stuðla að bestu mögulegum kaupum fyrir sveitarfélagið og að forstöðumenn og framkvæmdastjórar sveitarfélagsins séu meðvitaðir um kostnað einstakra verkefna í rekstrinum.  Leitast á eftir hagkvæmni en jafnframt er mikilvægt að taka tillit til gæða, umhverfissjónarmiða, líftíma vöru og annarra málefnalegra sjónarmiða.  Góðir viðskiptahættir og vönduð stjórnsýsla skal vera leiðarljós við innkaup á vegum sveitarfélagsins.  Þá er tilgangur þessara reglna að styrkja samkeppnisumhverfi á Hornafirði og efla fyrirtæki í heimabyggð.

  3. gr.

Gildissvið og ábyrgð

Reglur þessar gilda fyrir öll svið og stofnanir sem reknar eru á vegum Sveitarfélagsins Hornafjarðar.  Forstöðumenn stofnana og framkvæmdastjórar sviða bera ábyrgð á að innkaup á þeirra vegum sé í samræmi við innkaupareglur Sveitarfélagsins Hornafjarðar  Fylgja skal þessum reglum við öll innkaup, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 með síðari breytingum.  Einnig skal taka tilliti til laga um opinber innkaup nr. 84/2007 með síðari breytingum sem og  EES reglum þegar það á við.  Bæjarráð Hornafjarðar ákveður hvaða útboð skulu falla undir lög um opinber innkaup og EES reglur hverju sinni.

  4. gr.

Innkaupsaðferðir

Samkvæmt reglum þessum eru innkaup skilgreind sem kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

Við innkaup á vegum sveitarfélagsins skulu eftirfarandi aðferðir notaðar:

• Opið útboð og samningur/pöntun í kjölfarið
• Lokað útboð og samningur/pöntun í kjölfarið
• Verðkönnun/fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið
• Samningskaup og samningur/pöntun í kjölfarið
• Innkaup samkvæmt rammasamningi

  5. gr.

Umsjón og ábyrgð á innkaupum / útgjaldaheimildir

Bæjarstjórn ber ábyrgð á innkaupum sveitarfélagsins.  Bæjarstjóri er prókúruhafi sveitarfélagsins, sbr. 3. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Bæjarstjóra er heimilt að veita öðrum starfsmanni sveitarfélagsins prókúru að fengnu samþykki bæjarstjórnar. Hagsýslu- og innkaupastjóri veitir stofnunum sveitarfélagsins ráðgjöf og aðstoð um tilhögun innkaupa, eftir þörfum.

Forstöðumönnum og sviðsstjórum er heimilt að stofna til útgjalda fyrir hönd sveitarfélagsins innan ramma fjárhagsáætlunar og samþykktum bæjarráðs/bæjarstjórnar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á innkaupum sinna stofnana og deilda, sbr. 6. gr. reglnanna.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir þá starfsmenn sem hafa heimild til að stofna til útgjalda og ber hagsýslu- og innkaupastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Brot á reglum þessum teljast til brota í starfi og geta leitt til áminningar viðkomandi starfsmanns.  Ítrekuð brot geta varðað brottrekstur úr starfi.

 6. gr.

Viðmiðunarfjárhæðir og samningar

1. Öll mál sem varða innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum undir 1 m.kr án vsk. getur forstöðumaður eða sviðstjóri gengið frá með samningi við bjóðanda.  Almenna reglan í þessum tilvikum er að viðhafa verðkönnun eða innkaup samkvæmt rammasamningi.
2. Öll mál sem varða innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum á bilinu 1,0 – 2,0  m.kr. án vsk. skulu staðfest af næsta yfirmanni áður en varan eða þjónustan er keypt.  Almenna reglan við þessu innkaup er að viðhafa lokað útboð,verðkönnun eða innkaup samkvæmt rammasamningi.
3. Öll mál sem varða kaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum á bilinu 2,0 – 5,0 m.kr. án vsk. skulu vera á ábyrgð sviðstjóra eða bæjarstjóra, nema að annað sé ákveðið.  Almenna reglan í þessum tilvikum er að innkaup þessi séu boðin út í opnu útboði eða viðhafa lokað útboð, verðkönnun eða samkvæmt rammasamningi.
4. Öll mál er varða innkaup á vöru og þjónustu yfir 5,0 m.kr. án vsk. skal bjóða út í opnum útboðum eða viðhafa lokað útboð eða verðkönnun, skv. 1.,2. og 3  grein reglna þessara. 
5. Bæjarráð getur í undantekningatilvikum ákveðið að ganga til samninga við aðila um kaup á voru eða þjónustu án undangengis útboðs eða öflun verðtilboða ef ríkar ástæður eru til þess eða eðli verkefnis er þannig að útboð þess eða öflun verðtilboða eigi ekki við.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

Ofangreindar viðmiðunarfjárhæðir skulu fylgja byggingarvísitölu frá því þær eru síðast samþykktar.

  7. gr.

Útboðsgögn og auglýsing útboða

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar til að bjóðanda sé unnt að gera tilboð. Eftirfarandi atriði skulu koma fram í útboðsgögnum eftir því sem við á:
   a. Lýsing á útboðinu þar sem kveðið er á um magn og annað sem máli skiptir.
   b. Nafn kaupanda og allar upplýsingar um samskipti við umsjónaraðila útboðsins.
   c. Framsetning tilboða.
   d. Upptalning á útboðsgögnum.
   e. Tilboðstími og hvar og hvenær tilboð verða opnuð.
   f. Afhendingar- eða framkvæmdatími.
   g. Gildistími tilboða.
   h. Greiðslur, verðbætur og tryggingar ef því er að skipta.
   i. Gögn til sönnunar á fjárhagslegri og tæknilegri getu sem bjóðandi skal leggja fram eða kann að verða krafinn um, sbr. 49. og 50. gr. skv. lögum um opinber innkaup nr. 84/2007.
   j. Meðhöndlun fyrirspurna frá væntanlegum bjóðendum.
   k. Afhendingarskilmálar.
   l. Á hvaða tungumáli eða tungumálum skila skuli tilboðum.
   m. Forsendur fyrir vali tilboða.
   n. Hvort leyfilegt sé að bjóða í aðeins hluta af fyrirhuguðum innkaupum.
   o. Hvort frávikstilboð séu heimil og þá hver séu skilyrði fyrir gerð þeirra, þar á meðal hverjar séu þær lágmarkskröfur sem slík tilboð þurfi að fullnægja.
   p. Frestur kaupanda til að taka tilboði.

Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

8. gr.

Forsendur fyrir vali tilboðs

Ávallt skal taka ákvörðun er tryggja bestu kaup.  Meginreglan er sú að taka eigi hagkvæmasta tilboðinu.  Þó má leggja aðra málefnalega þætti til grundvallar enda sé þess getið í útboðsgögnum að slíkt sé áskilið.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. 

Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðslýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta tilboð. Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem á hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða. Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.  Sé tilboð bjóðanda undir 50% af kostnaðaráætlun skal kaupandi ganga úr skugga um að tilboðið sé tryggt, það ógni ekki afkomu og framtíð fyrirtækisins þannig að að færa megi rök fyrir að samkeppni verði raskað gagnvart öðrum bjóðendum.

9. gr.

Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gangvart sveitarfélaginu. 

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:

1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.

2. Er í vanskilum með opinber gjöld.

3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt er að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) er heimilt að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.

10. gr.

Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

11. gr.

Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður Sveitarfélagsins Hornafjarðar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum sveitarfélagsins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans.

Starfsmönnum sveitarfélagsins og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum sveitarfélagsins er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við sveitarfélagið nema með samþykki bæjarstjóra.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

12. gr.

Tengdir aðilar

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila og ber hagsýslu- og innkaupastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 11. gr. um hæfis- og siðareglur.

13. gr.

Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, sbr. 10. gr. og IX. kafla laganna, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Alltaf er þó heimilt að bera kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. laganna er veittur.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála hjá sveitarfélaginu sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til viðkomandi aðila, innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

14. gr.

Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar öðlast gildi 1. júní 2013 

Fjárhæðir skv. þessum reglum skal endurskoða á tveggja ára fresti.